Get Adobe Flash player

 


Систме за управление на активите

                                                                                           Утвърждавам

                                                                      Кмет:……………………

                                                                                                        / инж.Вал.Йорданов/

 

ОБЩИНА ИСКЪР

Система за управление и контрол на активите

 

 

Общи положения

 

 

1. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1.            Цели на системата, отговорност на ръководството и делегиране на правомощия и отговорности по въвеждане и функциониране на Системата за управление и контрол на активите (СУКА).

     

            Структурата на нефинансовите активи по баланса на общината включва:

–         Дълготрайни материални активи;

  • Сгради;
  • Компютри, машини, съоръжения, оборудване;
  • Транспортни средства;
  • Стопански инвентар;
  •  ДМА в процес на придобиване;
  • Други ДМА.

–         Дълготрайни нематериални активи /ДНМА/;

–         Краткотрайни материални активи;

  • материали, продукция, незавършено производство;
  • други краткотрайни материални активи.

     

Системата за управление и контрол на активите / СУКА /  на общината и структурите към нея,и  представлява част от интегрирана СФУК и е задължителна за прилагане. Системата за управление и контрол на активите е разработена и се внедрява с цел унифициране на правилата и процедурите по този процес.

Предметът на СУКА не касае процесите по планиране, разходване и отчитане на бюджетни и извънбюджетни средства, т.е. не касае управление на финансов ресурс, не дублира предмета на “СФУК”, “СУК по ЗОП” и “СФУК на общинската собственост”.

СУКА се управлява и тества от общинската администрация, кметствата, общообразователните училища, в чийто ресор е управлението и стопанисването, счетоводното отразяване и инвентаризиране на имуществото.  Следва да се има предвид, че систематизирането на правилата и процедурите по ползването, стопанисването, управлението и бракуването на ДМА, ДНМА и МЗ от общинската администрация, кметствата, общообразователните училища, няма за цел да реализира приходи или други финансови ползи, а да дава гаранции относно:

1. Изпълнението на поставените пред общината задачи по бързото, качествено и ефективно предоставяне на услуги за гражданите, както и улесняването дейностите на общинската администрация – да осъвремени тези процеси;

2. Модернизирането и подобряването на учебния, педагогическия процес и превантивните мероприятия по възпитанието, обучението и развитието на децата в предучилищна и училищна възраст;

3. Възможност за ефективно управление на активите по предоставяне на културни, туристически и здравни услуги на гражданите на общината.

Поради това със СУКА кметът на общината делегира права и отговорности по въвеждането и функционирането на СУКА на отговорните длъжностни лица, с цел осъществяване на превантивен и текущ контрол по спазването на системите от всички структурни звена.

 

1.2.            Описание на системата

 

СУКА съдържа елементи с разписани правила, процедури и документи по прилагането й. Документирането на процедурите по СУКА става едновременно: както с утвърдени по системата документи, така и със задължителните документи по утвърдената Счетоводна политика на общината и действащите Национални счетоводни стандарти.

 

1.3.            Вътрешен контрол

 

СУКА не предвижда разписани процедури по вътрешен контрол за прилагането им по следните причини:

 

  • Системата за управление и контрол на активите представлява разписани правила и процедури, с описание на съответстващите права, отговорности и задължения на всички лица, отговорни и ангажирани с опазване на инвентара и оборудването с оглед на по-продължителното им ползване в работата на общинската администрацията и структурните бюджетни звена в общината;
  • Инвентаризацията е контролна процедура за правилното, добросъвестното и коректно придобиване, ползване и отписване на активите. Резултатите от нея показват нивото на прилагане на процедурите по СУКА, нивото на риска от действията по стопанисването на активите.
  • Инвентаризацията е своеобразен тест, въз основа на който специализираните органи ще дават препоръки, които макар и да не бъдат правила към СУКА, ще бъдат неразделна част към системите като задължителни за изпълнение от служителите. Така СУКА се превръща в отворена и динамична система, която се контролира превантивно и текущо от специализираните за това органи – Директори на дирекции, Главния счетоводител на общината, оперативни счетоводители в кметствата и общообразователните училища, в чийто ресор е управлението на собствеността.

 

1.3  Списък със съкращения

СУКА – система за управление и контрол на активите;

ДМА – дълготрайни материални активи;

ДНМА – дълготрайни нематериални активи;

МЗ – материални запаси.

 

                                                                                           Утвърждавам

                                                                      Кмет:……………………

                                                                                                        / инж.Вал.Йорданов/

 

ОБЩИНА ИСКЪР

Система за управление и контрол на активите

 

РИ 06-01

Елемент 01:Придобеване,стопанистване и разпореждане с ДМА,ДНМА и МЗ

Работна инструкция „Действия при придобиване на ДМА,ДНМА и СМЗ,зачисляване,инсталиране,монтаж,тестване и други на ДМА и ДНМА

 

 

 

РИ 06-01 „Действия при придобиване на ДМА, ДНМА и МЗ, зачисляване, инсталиране, монтаж, тестване и други на ДМА и ДНМА”

 

 

 

1. Общи условия

Тази работна инструкция уточнява Основна процедура ОП 06-01, която е елемент на Системата за управление и контрол на активите на общината и регламентира общите правила за придобиване, зачисляване, инсталиране, монтаж, тестване и др. на ДМА, ДНМА и МЗ от общината  и бюджетните и структури. Тя има за цел унифицирането им, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия със законовите и подзаконови нормативни актове.
 

2. Ход на процеса, разпределение на задълженията и срокове

Действие

Описание

Отговорник

Срок

Документ

  1. 1.      Подаване на информация за платената доставка
Главния  счетоводител на общината, Старши/младши специалист ”Бюджет и счетоводство” в кметствата и счетоводители на общообразователните училища, подават информация на заявителя по СФУК и МОЛ за извършеното плащане – по удобен за двете страни начин.

Главния  счетоводител на общината,

Старши/младши специалист

”Бюджет и счетоводство в кметствата и счетоводители на общообразо-вателните училища

веднага

 

  1. 2.      Получаване на актива
Домакина /или друго упълномощено лице/ на бюджетната дейност организира доставката, вкл. и  транспорта. При възникнали трудности /неспазен срок на доставчика, загуба на актива, затруднен транспорт или необходиомст от специализиран такъв/ сигнализира на прекия си ръководител за предприемане на действия и оказване на помощ и съдействие.

Домакин на бюджетна дейност

До 5 дни след плащане или други договорени срокове

 

  1. 3.      Проверка на качеството, съответствие на доставката с договореното качество и количество
Осъществява се от определен специалист според вида на доставката. Отговорният служител в присъствието на  домакина и бъдещия ползвател на актива /МОЛ/  извършват тест и проверка за платени и доставени количества, съответствие на модела, работните и техническите параметри, качеството, фабричния номер, работа, наличие на гаранционна карта с посочен гаранционен срок и др.п.

Специалист,  определен от ръководителя, Домакин,  МОЛ

Приемо-предавате-

лен протокол с констати-рани резултати от проверката.

Акт за ДМА

  1. 4.      Монтаж, инсталира-не, тестване и други подобни  дейности при доставка на копирна, компютър-на и друга техника

 

Осъществява се от определен специалист според вида на доставката – за компютри, размножителна техника, електроника – Главен специалист информационно обслужване; за автомобили, едрогабаритна техника, др. превозни средства – Главен механик и монтьор др.п. Отговорният служител в присъствието на Домакина и  МОЛ  извършват тест и проверка за платени и доставени количества, съответствие на модела, работните и техническите параметри, качеството, фабричния номер, работа, наличие на гаранционна карта с посочен гаранционен срок и др.п.

Специалист,  определен от ръководителя, Домакин, МОЛ

Приемо-предавате-лен протокол с констатира-ни резулта-ти от проверката.

Акт за ДМА

  1. 5.      Документи-ране на получаване на ДМА, ДНМА и МЗ /приемате-лен протокол, складова разписка, Акт за приемане на ДМА и ДНМА/
Констатираното по т. 3 и т.4 от горните действия се описва: – фактическото състояние, номера на фактурата по доставката, стойността, фабричния номер с полагане подписа на домакина и МОЛ. Дава се възможност върху документа да се изпишат специфични условия, констатации и др. под формата на забележка.

Домакин,

 МОЛ

 

Акт за ДМА,

 складова разписка,

искане за отпускане на материали

  1. 6.      Предаване на актива на звеното/служителя, за когото е направена доставката
Предаването става само в присъствието на МОЛ. Дава се възможност преди подписването му, върху документа за приемане на актива МОЛ да изпише специфични условия, констатации и др. под формата на забележка.

МОЛ

Акт за ДМА,

приемо-предавате-лен протокол, складова, искане

  1. 7.      Документи-ране на предаването на актива на отговорния служител /МОЛ/, който ще го ползва или вложи в дейността си
Документирането става с полагане на подписи от предалия и приелия актива служител /домакин, МОЛ, отговорен служител/.

Домакин

 МОЛ

Акт за ДМА,

 складова разписка,

искане за отпускане на материали

  1. 8.      Заявяване на необходи-мостта от преместване на актива от едно МОЛ на друго МОЛ
Прави се в писмена форма от директорите на дирекции, Ръководителите на бюджетни дейности. Посочва се причината за преместването на ДМА, името на МОЛ, което стопанисва и ползва актива и на което ще се предаде.

Директори на дирекции, Ръководители на бюджетни дейности

Писмо

или др. писмен документ

  1. 9.      Организиране на преместването с грижата на добър стопанин
В присъствието на предало и приело МОЛ. За всяко преместване ЗАДЪЛЖИТЕЛНО се уведомява отговорния счетоводител и домакина.

Директори на дирекции,

Ръководители на бюджетни дейности

Заповед на кмета на общината,

Ръководители на бюджетни дейности

  1. 10.  Документи-ране на преместването с ангажиментот страна на новото МОЛ
Нанася се корекция на Акт за ДМА, издава се нова складова разписка или искане за отпускане на МЗ, по преценка на отговорния счетоводител и домакина. Коригираният Акт за ДМА, новата складова разписка и искане, протокола или др. документ се предават от домакина срещу подпис на отговорния счетоводител за счетоводно отразяване на преместването и задължаване на новото МОЛ по счетоводен картон.

Главен счетоводител на общината,

Отговорни счетоводители на бюджетни дейности,

Домакин и МОЛ

Акт за ДМА с корекция,

Складова разписка

Искане

протокол

 

 

 

                                                                                          

 

ОБЩИНА ИСКЪР

Система за управление и контрол на активите

 

РИ 06-02

Елемент 01:Придобеване,стопанистване и разпореждане с ДМА,ДНМА и МЗ

Работна инструкция „Действия по стопанистване на придобитете ДМА ,ДНМА и МЗ”

 

 

 

 

РИ 06-02 „Действия по стопанисване на придобитите ДМА, ДНМА и МЗ”

 

 

 

1. Общи условия

Тази работна инструкция уточнява Основна процедура ОП 06-02, която е елемент на Системата за управление и контрол на активите на  общината и регламентира общите правила за стопанисването и разпореждането с ДМА, ДНМА и МЗ от общината  и бюджетните и структури. Тя има за цел унифицирането им, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия със законовите и подзаконови нормативни актове.
 

2. Ход на процеса, разпределение на задълженията и срокове

Действие

Описание

Отговорник

Срок

Документ

  1. 1.      Подаване на информация относно необходимост за ремонт на материалния актив
Описва се фактическото състояние и възникналия проблем и се информира   прекия ръководител. Посочва се дефекта, повредата, в какво се състои невъзможността за ползване на актива и името на МОЛ, което стопанисва и ползва актива. Домакинът проверява дали активът е все още в гаранционен срок.

Домакин

Заявка за преглед

при възник-нал дефект или повреда.

 

  1. Преценка от необходимост за извършване на ремонт в оторизиран сервиз – дали актива подлежи на изнасяне от сградата
Извършва се от отговорен специалист, според спецификата на актива и повредата.

Домакинът проверява дали активът е все още в гаранционен срок.

Отговорен служител,

Домакин

При възник-нал дефект или повреда.

 

  1. 3.      При възможност за ремонт на място оформяне на документ за това – заявка до фирмата изпълнител
След извършване на преценката от специалиста, се изготвя възлагателно писмо за отремонтиране на актива до оторизирана за ремонти фирма, избрана по реда на ЗОП или НВМОП или по друг ред. Описва се констатираното от проверката, желание за отстраняване на повредата на място и желаните срокове за отстраняване на проблема.

Домакин

Писмо до фирма след решение на прекия ръково-дител

  1. 4.      Приемане на извършените дейности по ремонта на място с приемо-предавателен протокол

 

Извършеният ремонт се удостоверява с издаване на протокол и фактура от фирмата и подписи на МОЛ от фирмата и общината/структурата. Не се разрешава подписване на приемо-предавателния протокол без извършена проверка за отстранения дефект и възможност на актива за ползване.

Домакин

Протокол

Фактура

  1. 5.      При невъзможност за ремонт на място – заявка до фирмата изпълнител
След извършване на преценката от специалиста, се изготвя писмо до оторизираната за ремонт фирма, избрана по реда на ЗОП или НВМОбП или по друг ред. Копие от Писмото придружава изнасянето на актива от сградата и връщането му след ремонт. Контролът по изнасянето и връщането на актива се осъществява от домакина и ползващото актива МОЛ! За изнасянето на актива от сградата на предприятието домакина уведомява прекия ръководител

 

Домакин

Писмо

  1. 6.      Оформяне на протокол за изнасяне на актива от сградата с подписи на МОЛ
От домакина и отговорният счетоводител се изготвя протокол за изнасяне от сградата на актива – може да се ползва възлагателното писмо до фирмата, но се полагат подписи на МОЛ, от което се взема актива за ремонт. Контролът по документалното оформяне изнасянето и връщането на актива се осъществява от ръководителя на отдел “Управление на собствеността” или от ръководителя на техническото звено за останалите структури.

 

Домакин,

 отговорен счетоводи-тел

 

Писмо

Протокол

  1. Контрол по спазване срока за ремонт
Осъществява се от Главен счетоводител или друг специалист , според спецификата на актива и повредата.

Отговорен служител, домакин

 
  1. 8.      Приемане на извършените дейности по ремонта в оторизираната фирма с приемо-предавателен протокол
Извършения ремонт се удостоверява с издаване на протокол и фактура от фирмата и подписи на МОЛ от фирмата и общината. Не се разрешава подписване на приемо-предавателния протокол без извършена проверка за отстранения дефект и възможност на актива за ползване.

Домакин,

 отговорен служител

Протокол

  1. 9.      Връщане на отремонтира-ния актив на работното място с грижата на добър стопанин
При необходимост домакинът организира връщането и документирането /повторното зачисляване/ на актива на ползващото го МОЛ. Домакинът е длъжен да докладва на отговорния счетоводител и да представи всички документи по връщането на отремонтирания актив.

Домакин,

отговорен служител

Протокол

  1. 10.  При

констатиране на недобросъвестно ползване на актива – документиране с протокол

Директор на дирекция, Главен счетоводител, счетоводител или друг  служител подават сигнал на Ръководителя на бюджетна дейност, при получена информация за недобросъвестно ползване на актива. Задължително се изготвя протокол за констатации за недобросъвестно ползване на актива с подписи на домакина, отговорния счетоводител, отговорния служител и при възможност и от недобросъвестното МОЛ.

Директор на дирекция,

Главен счетоводи-тел,

Счетово-дител

Отговорен служител

Констати-вен протокол

11.Проверка на сигнала за недобросъвестно ползване на актива Организира се от ръководителя на бюджетната дейност. Извършва се проверка на констатираното и описаното в протокола по действие 10. Искат се писмени обяснения от недобросъвестното МОЛ и се представят на главния счетоводител и ръководителя на звеното.

Ръководи-тел

Констати-

вен

протокол,

обяснения от МОЛ

12.Вземане на управленско решение за санкциониране на недобросъвестното МОЛ При констатирано недобросъвестно ползване на актива, Ръководителя на бюджетна дейност след правна консултация, предприема действия за налагане на санкция, предвидена в Закона за счетоводството, НПК или др. нормативен документ.

Ръководи-тел

Заповед

 

 

 

                                                                                         

 

ОБЩИНА ИСКЪР

Система за управление и контрол на активите

 

 

РИ 06-03

Елемент 02:Инвентаризиране на  ДМА,ДНМА и МЗ

Работна инструкция „Действия при инвентаризация на ДМА, ДНМА и МЗ и документирането на инвентаризацията”

 

 

РИ 06-03 „Действия при инвентаризация на ДМА, ДНМА и МЗ и документирането на инвентаризацията”

 

 

 

1. Общи условия

Тази работна инструкция уточнява Основна процедура ОП 06-03, която е елемент на Системата за управление и контрол на активите на общината и регламентира общите правила за откриване, провеждане и документиране на инвентаризацията на ДМА, ДНМА и МЗ от общината  и структурите и. Тя има за цел унифицирането им, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия със законовите и подзаконови нормативни актове. Като счетоводен процес тя е регламентирана в Счетоводната политика на общината. Като система за управление и контрол, процесът по откриване и осъществяване на инвентаризацията има за цел да фиксира и разпредели правата, отговорностите и управленските решения за подобряване стопанисването, управлението и бракуването на активите и МЗ.

 

 

2. Ход на процеса, разпределение на задълженията и срокове

2.1. ЗАПОВЕД, ИЗДАДЕНА ОТ КМЕТА НА ОБЩИНАТА

Действие

Описание

Отговорник

Срок

Документ

  1. Определяне на обектите на инвентаризация в общината и структурите /съгл. законовата периодичност/
Пълна или частична инвентаризация се провежда по определени от Кмета на общината, групи активи като се вземат предвид законовите положения в Закона за счетоводството и препоръки от одитни доклади, искания от второстепенните  разпоредители или др.

Кмет на община,

Главен счетово-дител на община

 

До 20.10. от отчетната година.

Протоколи, препоръки, доклади

 

2. Определяне на  

задачите на инвентаризацията

От гледна точка на СУКА задачите са единствено по отношение констатации по стопанисването и ползването на активите. Определят се от Кмета на общината съвместно с Главният счетоводител на общината.

Кмет на община,

Главен счетово-дител на община

 

До20.10.от отчетната година.

Протоколи, препоръки, доклади

3. Издаване на заповед

за инвентаризация

 

Заповедта се изготвя под ръководството на главният счетоводител на общината  и се съгласува съгласно действащия документооборот и устройствен правилник.

Кмет на община,

Главен счетово-дител на община

До 30.10 на всяка календарна година. Заповед

 

4. Определяне на сроковете за вътрешни заповеди и за представянето им в Дирекция”ФСАО” за сведение и контрол

Не по-късно от 10 дена след издаване на заповедта на Кмета на общината.  Това условие изрично се изписва в заповедта с цел предприемане на срочни действия и контрол от ръководителите на бюджетни дейности

Кмет на община

Главен счетово-дител на община

Заповед за инвентаризация

5. Свеждане заповедта до знанието на всички структури към общината Чрез деловодната система на общината.

Секретар на община

Веднага след издаването й.

6. Контрол по издаване на вътрешни заповеди в структурите и в района Осъществява се от юрисконсулта на общината и главният счетоводител .

Юрисконсулт на община

Главен счетово-дител на община

При съставянето им

 

2.2. ЗАПОВЕД, ИЗДАДЕНА ОТ ОБЩИНАТА И ПО – НИСКОСТОЯЩИЯ РАЗПОРЕДИТЕЛ НА БАЗА ОСНОВНАТА ЗАПОВЕД ПО Т.2.1.

 

1. Запознаване и анализ на заповед от  Кмет Кметовете на кметства, Директорите на училища и детски градини, извършват анализ на разпореденото със заповедта на Кмета на общината.

Кметове на кметства,

Директори на училища и детски градини

Веднага след получава-нето

  1. 1.              Определяне на задачите на инвентаризацията
Кметовете на кметства, Директорите на училища и детски градини, след извършения анализ на разпореденото със заповедта на Кмета на общината, определят освен заложените в основната заповед и задачи според спецификата на дейността на тяхната бюджетна дейност – при необходимост .

Кметове на кметства,

Директори на училища и детски градини

Веднага след получава-нето

  1. 2.      Определяне на състава на комисията
Кметове на кметства, Директори на

училища и детски градини, след извършения анализ на разпореденото със заповедта определят членовете на комисията съобразно задачите.

Кметове на кметства,

Директори на училища и детски градини

Веднага след получава-нето

  1. 3.      Издаване на заповед за инвентаризация
Кметове на кметства, Директорите на училища и детски градини изготвят и издават заповед в структурата. Посочват се всички права, задължения и отговорности на комисията и инвентаризираните МОЛ.

Кметове на кметства,

Директори на училища и детски градини

 
4.  Запознаване на   комисията и отговорните служители с поставените им задачи Председателят на комисията инициира събирането на членовете и разглеждането/анализа на поставените задачи.

Председателят докладва на Главния счетоводител на общината за възникнали пречки, трудности или несъответствия по документацията или трудности по организацията и провеждането на инвентаризацията.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Председа-тел на комисия

При необходимост се протоко-лира

5. Вземане на решения относно специфични задачи или обекти – начин на проверка, подобекти на проверка, срокове за подкомисиите и други подобни При необходимост, решава се от председателя на комисията.

Същият докладва на Главния счетоводител на общината за възникнали пречки, трудности или несъответствия по документацията или трудности по организацията и провеждането на инвентаризацията.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Председа-тел на комисия

При необходимост се протоко-лира

6.Определяне /при необходимост/ на подкомисии по подобекти При необходимост, решава се от председателя на комисията.

Същият докладва на главния счетоводител за възникнали пречки, трудности или несъответствия по документацията или трудности по организацията и провеждането на инвентаризацията.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Председа-тел на комисия

При необходимост се протоко-лира

7.Откриване и процес на инвентаризацията Съгласно разписаните отговорности на комисията.

Председателят докладва на Главния счетоводител на общината за възникнали пречки, трудности или несъответствия по документацията или трудности по организацията и провеждането на инвентаризацията.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Председа-тел на комисия

При необходимост се протоко-лира

 
8.Изготвяне на инвентаризационни описи за МЗ, преброяване и проверка за съответствие между “търси се”/”наличност Комисията извършва всички процедури под ръководството на председателя на комисията.

Председателят докладва на главния счетоводител на общината за възникнали пречки, трудности или несъответствия по документацията или трудности по организацията и провеждането на инвентаризацията.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

комисия

 
9.Изготвяне на инвентаризационни описи за ДМА и ДНМА, преброяване и проверка за съответствие между “търси се”/”наличност Комисията извършва всички процедури под ръководството на председателя на комисията.

Председателят докладва на Главния счетоводител на общината за възникнали пречки, трудности или несъответствия по документацията или трудности по организацията и провеждането на инвентаризацията.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

комисия

 
10.При наличие на незаведени счетоводно активи и МЗ /излишъци/ да се изискат всички документи за завеждането им Комисията извършва всички процедури под ръководството на председателя на комисията.

Председателят докладва на Главния счетоводител на общината за възникнали пречки, трудности или несъответствия по документацията или трудности по организацията и провеждането на инвентаризацията.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

комисия

 
11.При липси на ДМА или МЗ да се вземе решение според действащата СПОВ Председателят на комисията изисква всички документи, протоколи, писма от РДВР и др. подобни и предлага на комисията за вземане на решение. При липса на активи по вина на МОЛ задължително се искат писмени обяснения от същото. Комисията се запознава с тях и взема решение за начина на възстановяване /в натура или в пари/.

Председа-тел на комисията

 
12.Периодични срещи /на не повече от всеки 10 работни дни/ на комисията за доклад пред председателя и поставяне на въпроси при възникнали трудности или невъзможност за изпълнение работата в срок. Всеки процес на инвентаризация трябва да включва не по-малко от три работни срещи преди приключването й, а именно – за откриване на инвентаризацията, втора за доклад хода на процеса и констатираните резултати и трета за изготвяне проект на заповед преди приключването й.

При необходимост, организират се повече от две работни срещи от председателя на комисията.

Председателят докладва на Главния счетоводител на общината за възникнали пречки, трудности или несъответствия по документацията или трудности по организацията и провеждането на инвентаризацията.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Председа-тел на комисията

протокол

13.Предложения за брак и проверка на документацията за извършването му Предложенията за бракуване на ДМА се съгласуват с ръководителя на звеното и началника на отдела, в чийто ресор е дейността по поддръжка на активите. Изискват се протоколи, писма или друг вид писмен документ от оторизирани сервизи или фирми относно невъзможността или нецелесъобразността за ремонт на предложените за брак активи.

Председа-тел на комисията

Протокол

 сервизни писма

14.Протоколиране на всички срещи на комисията и извършени действия в процеса на инвентаризацията Всеки процес на инвентаризация трябва да включва не по-малко от три работни срещи преди приключването й, а именно – за откриване на инвентаризацията и втора за констатираните резултати и изготвяне на проект на заповед за приключването й.

Всички работни срещи на комисията се протоколират в кратки протоколи, като се посочат всички разгледани въпроси, проблеми и предложения от членовете на комисията. Протоколите се подписват от всички членове на комисията и представляват неразделна част към документацията за извършване на инвентаризацията.

Председа-тел на комисията

протокол

 

 

 

                                                                                     

 

ОБЩИНА ИСКЪР

Система за управление и контрол на активите

 

 

РИ 06-04

Елемент 02:Инвентаризиране на  ДМА,ДНМА и МЗ

Работна инструкция „Действия по приключване на инвентаризацията”

 

 

 

 

1. Общи условия

Тази работна инструкция уточнява и регламентира общите правила и процедури по приключване на инвентаризацията на ДМА, ДНМА и МЗ в общината и бюджетните и структури. Тя има за цел унифицирането им, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия със законовите и подзаконови нормативни актове. Като счетоводен процес тя е регламентирана в Счетоводната политика на общината. Като система за управление и контрол процесът по приключване на инвентаризацията има за цел да фиксира и разпредели правата, отговорностите и управленските решения за подобряване стопанисването, управлението и бракуването на активите и МЗ.

 

 

2. Ход на процеса, разпределение на задълженията и срокове

Действие

Описание

Отговорник

Срок

Документ

1.Изготвяне на сравнителни ведомости за резултатите от инвентаризацията Извършва се от отговорните счетоводители и комисията. Дава се възможност и за нанасяне на забележки и препоръки извън графичната част на ведомостите. Задължително се подписват от всички членове на комисията и МОЛ.

Председа-тел на комисията

Сравни-телна ведомост срок съгл. заповедта

 

1.Констатиране на резултатите от инвентаризацията включително с липси и излишъци и вина на МОЛ

Извършва се от отговорните счетоводители и комисията. Дава се възможност и за нанасяне на забележки и препоръки извън графичната част на ведомостите. Задължително се подписват от всички членове на комисията и МОЛ.

При констатирани липси се искат писмени обяснения от некоректното МОЛ и се разглеждат от комисията за становище и решение.

Председателят на комисията докладва на Главния счетоводител на общината за констатираните резултати за липси и излишъци. Взема се решение от Главния счетоводител на общината и от председателя на комисията за начина на възстановяване на щетата /в натура или в пари/ и се включва в проекта на заповедта за утвърждаване на резултатите.

Председа-тел на комисията

Сравни-телни ведомос-ти, срок съгл. заповедта

 

  • Доклад на председателите на подкомисиите /при определени такива/
При определени подкомисии, председателите им докладват на председателя на основната комисия.

Председателят на комисията докладва на Главния счетоводител на общината за констатираните резултати за липси и излишъци. Може да се протоколира по решение на председателя на основната комисия.

Контролът се осъществява от главния счетоводител.

Председа-тели

протокол

  • Протоколиране на резултатите от инвентаризация-та с подписи на всички членове на комисията в табличен вид по счетоводни сметки и обекти

 

Извършва се математическо пренасяне на резултатите от инвентаризацията по видове активи и в стойностно изражение върху справка в табличен вид.

Формата на същата се определя от председателя на комисията и Главният счетоводител на общината.

Възможно е да се нанесат и под форма на забележка, констатации, препоръки, обяснения и др. подобни под таблицата.

Справката се подписва от всички членове на комисията и инвентаризираните МОЛ.

Председа-тел на комисията

Справка в табличен вид

  • Вземане на решения за отстраняване неточности при отчитането, нередности при документиране-то и стопанисването на ДМА и МЗ
Решенията се вземат от председателя на комисията и Главният счетоводител на общината. Същите следва да бъдат съобразени със спецификата на дейността на звеното, възможностите за подобряване на контрола и техническата обезпеченост.

Председа-тел на комисията

протокол

  • Подготовка на доклад за  приключване на инвентаризация-та
Проекта на доклада  за приключване на инвентаризацията се изготвя от комисията, под ръководството на председателя на комисията. В доклада следва да са включени всички реквизити, даващи информация:

– за резултатите, включително за липсите по вина и начина на възстановяване от некоректните МОЛ;

– сроковете;

– начина и правила за извършване на брака. Начина на бракуване задължително се съобразява с вида на активите /опасни и не опасни – с цел опазване на околната среда/;

– предложенията и препоръките вече под форма на задължителни за изпълнение елементи

– др.подобни.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Председа-тел на комисията

Проект на заповед

  • Запознаване на комисията и отговорните служители с проекта на доклада за приключване на инвентаризация-та
Извършва се от председателя на комисията. Извършва се последен анализ и преглед на препоръките и резултатите.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Председа-тел на комисията

Проект на заповед

  • Издаване на заповед за утвърждаване резултатите от инвентаризация-та, включително и за извършен брак
Заповедта се съгласува от отговорните служители, съгласно действащия правилник за документооборота.

Подписва се от ръководителя  и се дава ход за включване в деловодната система и връчване на заинтересованите лица за изпълнение.

Председа-тел на комисията

Проект на заповед

  • Събиране на сумите по начет от МОЛ
При констатирани липси по вина на МОЛ, включено в заповедта за утвърждаване на резултатите от инвентаризацията, разпореждане за начина на събиране на липсата, се уведомява писмено некоректното МОЛ с указани сума, срок и начин на внасяне на щетата в касата на района/звеното.

Контролът по събиране на щетите се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Главен счетоводи-тел

ПКО

2.Предаване на документацията за съхранение и архив в Дирекция

”ФСАО”

Председателят на комисията по инвентаризация и отговорните счетоводители преглеждат наличието на всички документи, описи, протоколи, обяснителни записки, протоколи за брак и др. Описват ги в придружаващ документацията опис и ги предават на главния счетоводител/съгласно разписаните правила в структурата/ с приемо-предавателен протокол за архивиране. В протокола се изписват имената на приел и предал, дата на предаването.

Председа-тел на комисията и отговорния счетоводи-тел

Приемо-предавателен протокол

3.Осъществяване на текущ контрол по спазване на препоръките по предходна инвентаризация Текущият контрол се осъществява от Главният счетоводител на общината. Всички констатации и забележки по спазването на препоръките се събират при опративния счетоводител на бюджетната дейност и се изпращат на всеки три месеца до Главния счетоводител на общината с цел вземане на решения за определяне задачите за следващите частични или пълни инвентаризации.

Главен счетоводи-тел на общината

Препоръ-ки, протоко-ли, докладни записки и др.п.

 

 

 

 

                                                                                      

ОБЩИНА ИСКЪР

Система за управление и контрол на активите

 

 

РИ 06-05

Елемент 03:Бракуване  на  ДМА,ДНМА и МЗ

Работна инструкция „Действия при бракуване на ДМА, ДНМА и МЗ”

 

РИ 06-05 „Действия при бракуване на ДМА, ДНМА и МЗ”

 

 

 

1. Общи условия

Тази работна инструкция уточнява и регламентира общите правила за фактическото унищожаване на негодните, амортизираните или морално остарели ДМА, ДНМА и МЗ. Тя има за цел унифицирането им, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия със законовите и под законови нормативни актове. Тази работна инструкция се прилага в общината и всичките и структурни звена, само и единствено след издаване на ЗАПОВЕД от Кмета на общината за бракуване на определените за това активи.

 

 

2. Ход на процеса, разпределение на задълженията и срокове

Действие

Описание

Отговорник

Срок

Документ

  1. Проверка на

документацията по бракуването /наличие на заповед, описи за брак, определен ли е начина за бракуване и други подобни /

Председателят и комисията за извършване на бракуването извършва формална проверка за наличието на документите съпровождащи акта на бракуване, а именно:

-заповед на Кмета на общината за утвърждаване на брака и определяне начина за унищожаване на активите;

– описи за бракуване на активи с фабрични и инвентарни номера;

– протоколи от оторизирани сервизи за невъзможност или за нецелесъобразност на отремонтиране на предложените за брак активи;

– при унищожаване на опасни материали – предписание как да се унищожат или предадат на специализирани фирми /примерно акумулатори и др./.

Контролът се осъществява от Главния счетоводител на общината.

Председа-тел на комисията

 

  1. Групиране на предстоящите за брак ДМА и събирането им в подходящо помещение, с цел последваща проверка за съответствие.
Групирането се извършва само при бракуване на особенно голям обем и брой активи и възможни трудности при транспортирането им до депо за отпадъци. Извършва се в присъствието на домакина и отговорния счетоводител.

При такова групиране е възможно пропускане или отклоняване на част или един от предложените за брак активи, поради което домакинът и отговорните счетоводители извършват последваща проверка за наличието им по придружаващите ги описи.

Контролът се осъществява от Председателят на комисията.

Председа-тел на комисията

 

  1. Проверка за съответствие между инвентарни и фабрични номера от счетоводен картон с тези от предстоящите за унищожаване ДМА
Извършва се независимо дали активите за унищожаване са групирани или не. Проверката за съответствие се извършва от домакинът и отговорните счетоводители.

Домакинът и отговорните счетоводители изготвят кратък протокол с реквизити единствено относно наличие или не наличие на съответствие.

При наличие на несъответствие същите уведомяват председателя на комисията за последващи указания и разпореждане за извършване на проверка до уточняване и изчистване на несъответствието.

Окончателен Протокол за пълно съответствие се изготвя само и единствено при пълно припокриване на инвентарните номера, фабричните номера /при възможност/ и наличните в склада за бракуване активи

Контролът се осъществява от Председателя на комисията.

 

Председа-тел на комисията

протокол

4.Протоколиране на резултатите от проверката за съответствие

 

Към фактическото бракуване на активите се пристъпва само и единствено при протокол за пълно съответствие. Протоколът се подписва от комисията и председателя й.

Председа-тел на комисията

протокол

5Фактическо бракуване на ДМА и СМЗ в присъствието и с подписи на комисията Комисията извършва фактическото бракуване, по начин съгласно издадената заповед.

При унищожаване на опасни отпадъци се прилагат разпоредбите на съответното законодателство.

 

Председа-тел на комисията

Акт за брак

6.Организиране на товаро-разтоварната дейност по пренасянето до сметище или пункт за изкупуване на вторични суровени Организира се от домакина на бюджетната дейност под ръководството и контрола на председателя на комисията.

 

Председа-тел на комисията

При възможност – CD

7.Подписване на протоколите за извършеното бракуване на активите След фактическото унищожаване на брака протоколите се подписват първо от председателя на комисията, отговорният счетоводител и домакина, след което се събират подписите на цялата комисия.

Контролът се осъществява от председателя на комисията.

Председател на комисията

Протоколи за брак

8.Архивиране на протоколите в счетоводството Председателят на комисията по инвентаризация и отговорните счетоводители преглеждат наличието на всички документи, описи, протоколи, обяснителни записки, протоколи за брак, и др. п. придружаващи процеса на бракуване. Описват ги в придружаващ документацията опис и ги предават на Главния счетоводител на общината с приемо-предавателен протокол за архивиране. В протокола се изписват имената на приел и предал, дата на предаването.

Председател на комисията и отговорния счетоводител

Приемо-предавате-лен протокол